Med tillægspakken, Forbrugopgørelser, tager vi hånd om justering af betalinger og varsling til lejerne.
Hvordan fungerer det?
Når du via din 3. parts leverandør, modtager dine lejeres forbrugsopgørelser, skal du blot sende dem til os på support@helloproper.com.
Vi udsender opgørelserne til dine lejere og anfører de eventuelle efter- og tilbagebetalinger på de opkommende opkrævninger.
De tilsendte opgørelser vil efterfølgende blive uploaded til lejeforholdets Dokumenter.
Vigtigt at vide
Brug af 3. partsleverandør
For at vi kan udsende opgørelser samt anføre efter- og tilbagebetalinger, kræver det at man gør brug af en 3. partsleverandør til at udforme dokumenterne (for eksempel Techem, ISTA eller Brunata).
Da Proper behandler opgørelserne alene på baggrund af disse dokumenter, er det vigtigt at de indeholder lejernes korrekte navne, adresser og acontobeløb.
Forbrugsopgørelsernes format
De tilsendte opgørelser skal sendes til os som separate PDF-filer. Dette vil sige at vi skal modtage 1 PDF-fil pr. lejer pr. type forbrug.
Eksempel: Du har 5 lejeforhold som skal have behandlet opgørelser for både vand og varme. Der er derfor 10 forskellige PDF-filer som skal tilsendes til os.
Såfremt du modtager dine lejeres forbrugsopgørelser i en samlet fil eller i et forkert format, skal du blot kontakte din 3. partsleverandør og efterspørge filerne som separate PDF-filer.
Hvordan bliver lejerne varslet?
Lejerne får tilsendt deres forbrugsopgørelser via den samme mailadresse som platformens opkrævninger bliver udsendt.
Dette betyder at lejerne kan besvare mailen, og du kan administrere eventuellehenvendelser under Talk.
Hvornår bliver lejeren opkrævet/tilbagebetalt?
Alle efter- og tilbagebetalinger vil blive tilføjet til lejernes kommende opkrævninger efter lejelovens regler herom.
Efterbetalinger kan først opkræves minimum 1 måned efter udsendelsen af opgørelsen, imens tilbagebetalinger skal ske på den først mulige huslejeopkrævning.
Du kan derfor risikere at en efterbetaling ikke er på den samme opkrævning til tilbagebetalingen.
Eksempel: En lejer få tilsendt to forskellige opgørelser med både en efterbetaling og en tilbagebetaling d. 5 marts. Tilbagebetalingen skal dermed tilføjes til huslejeopkrævningen for april måned, imens efterbetalingen først kan tilføjes til huslejeopkrævningen for maj måned.
Hvis en lejer er fraflyttet
Proper kan også behandle dine fraflyttede lejeres opgørelser, hvis du ønsker det.
De fraflyttede lejere vil da modtage samme varsling og opkrævning, som de aktive lejeforhold.
Vær opmærksom på, at fordi lejeforholdene ikke længere er aktive, vil opkrævningerne ikke være en del af den sædvanlige rykkerproces, og i tilfælde af at lejeren skal have penge tilbage, skal denne overførsel foregå udenom platformen.
Justering af acontobeløb
Ønsker i at justere en lejers acontobeløb, kan dette gøres nemt ved at redigere i lejerens gentagende opkrævning.
Ønsker i at bruge platformens funktioner til at varsle lejeren om ændringen, kan du sende besked til lejeren ved hjælp af Talk.
I tilfælde af spørgsmål til justering af acontobevægelser, er du altid velkommen til at tage kontakt til os på support@helloproper.com.