Opsætning af e-fakturering

Elektronisk fakturering (eller e-fakturering) indebærer overførsel af fakturadata mellem en leverandør og en køber i et struktureret format. Den indeholder de samme oplysninger som en traditionel PDF faktura, fx leverandørens virksomhed, fakturanummer, CVR-nr., betalingsbetingelser mm., men i et standardiseret digitalt format. Det gør det muligt for virksomheder at automatisere fakturabetalingen.

Siden 2005 har det været et krav at kunne sende e-faktura til offentlige institutioner og myndigheder i Danmark. Proper tilbyder at sende e-fakturaer i PEPPOL-netværket*. Det er en gratis service for alle Proper-kunder. Det eneste du skal gøre er at følge nedenstående trin:

1. Tilføj det europæiske artikelnummer (EAN) til virksomhedens kontaktoplysninger. Dette nummer er et 13-cifret nummer, der entydigt identificerer virksomheden til e-fakturering. Nogle gange omtales dette nummer også som Global Location Number (GLN).
   
   
   
   
2. Når du har gemt EAN-nummeret, kan du aktivere e-fakturering i faktureringsindstillingerne.
   
   2.1 Gå til siden Leje, og klik på knappen Handlinger øverst til højre.
   
   2.2 Klik på Opdater faktureringsindstillinger.
   
   
   
   2.3 I vinduet kan du aktivere e-fakturering ved at sætte flueben i afkrydsningsfeltet.
   
   
   
   2.4 Du kan eventuelt tilføje en kundereference og/eller opsætte en ordrereference. Kundereference er typisk den person, der behandler regningen eller lejekontakten. Nogle gange får du også et ordrenummer, som du kan udfylde i feltet for ordrereference.
   Hvis du er i tvivl om, hvilken reference du skal bruge anbefaler vi at du kontakter din lejer.
   
   

3. For at få e-fakturering til at fungere for alle, har du også mulighed for at redigere udstedelsesdatoen for en regning. I faktureringsindstillingerne kan du indstille den dato, hvor regningen skal sendes. For eksempel kræver nogle offentlige institutioner en udstedelsesdato på 60 dage før forfaldsdatoen for at kunne behandle en regning. Bemærk også, at Betalingsservice kun fungerer, hvis udstedelsesdatoen er sat til mere end 7 dage før forfaldsdatoen.

4. Når du har indtastet alle relevante oplysninger kan du klikke på Gem.

Når det er sat op, vil Proper automatisk sende en e-faktura, hver gang der oprettes en regning.

Hvis du ønsker at fjerne e-fakturering, kan du blot fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet for e-fakturering igen.

Hvordan tjekker jeg, om en virksomhed er med i PEPPOL-netværket?

Proper bruger PEPPOL, et EU-dækkende og akkrediteret netværk, til at sende e-fakturaer. Det er et standardnetværk, og danske offentlige myndigheder og institutioner er forpligtet til at være opført som PEPPOL-modtagere.

Nogle virksomheder er måske endnu ikke registreret som PEPPOL-modtager. For at tjekke om din lejer er registreret, kan du gå til Nemhandelsregistret (NHR) og indsætte virksomhedens EAN der. Hvis der vises en sektion med PEPPOL, er de registreret:

Hvis din lejer ikke er registreret som PEPPOL-modtager i Nemhandel (NHR), er anbefalingen fra Erhvervsstyrelsen, at du kontakter lejerens e-fakturaudbyder. Udbyderen kan registrere en kontakt som PEPPOL-bruger i NHR (så længe endpointet peger på en gyldig PEPPOL-modtagertjeneste, som kræver et gyldigt PEPPOL-certifikat). Læs mere på PEPPOL-siden eller om forordningen.