Oprettelse af kontoplan i e-conomic
Hvis du ikke allerede har en eksisterende kontoplan i e-conomic, kan du med fordel gøre brug af ‘standart’ kontoplanen vedrørende udlejening fra e-conomic. Dette kan gøres ved, at du kontakter e-conomic direkte.
For at kunne sætte integrationen op mellem Propers platform og e-conomic, skal jeres kontoplan være sat op således dette korrespondere med, hvad der skal varetages af opkrævningstyper på jeres vegne, igennem Propers betalingssystem. Herunder kan du se en guide til denne opsætning.
Kundenumre
Der skal for hver lejer/debitor oprettes et kundenummer. Dette gøres automatisk igennem Proper, men hvis du allerede har aktive kundenumre tilknyttet dine individuelle lejer(e)/debitor(er), skal der blot tages udgangspunkt i disse.
Du kan se en vejledning omkring oprettelsen af kunder og kundenumre i e-conomic via linket her.
Varer/opkrævningstyper
Som hovedregel skal du som minimum oprette de varer/opkrævningstyper, som Proper skal varetage på dine vegne. Altså de opkrævningstyper som lejer skal opkræves for. Såfremt du har lejeindtægter med og uden moms, skal der oprettes to af samme opkrævningstype henholdvis med og uden moms, f.eks.: Leje u. moms og Leje m. moms.
De mest ‘standard' opkrævningstyper er følgende:
- Leje (med og/eller uden moms)
- Depositum (med og/eller uden moms)
- Forudbetalt leje (med og/eller uden moms)
- Depositum regulering (med og/eller uden moms)
- Forudbetalt leje regulering (med og/eller uden moms)
- A conto vandbidrag, 'A conto varmebidrag’, ‘A conto elbidrag’, el. lign.’** (med og/eller uden moms)
- Antennebidrag (med og/eller uden moms)
Og så fremdeles...
Der *skal* oprettes to opkrævningstyper, der henholdvis kaldes ‘Diverse m. moms‘ og ‘Diverse u. moms’. Dette er en form for ‘opsamlingskontoer’, hvor alle opkrævningstyper, der ikke er en del af jeres standartopkrævninger, vil blive samlet til bogføring.
Der skal ikke angives nogle beløb på opkrævningstyperne, da Proper står for opkrævningerne og dette dermed bliver defineret på vores platformen.
Du kan se en vejledning omkring oprettelsen af varer i e-conomic via linket her.
Varegruppe
En varegruppe er en ‘overgruppe’, der samler og forbinder alle varer/opkrævningstyper med finanskontoen der skal tilknyttes til alle indbetalinger herfra.
Du kan se en vejledning omkring oprettelsen af en varegruppe i e-conomic via linket her.
Kassekladde
Vi anbefaler at du opretter en ny kassekladde i sammenhæng med integrationen til Proper. Dette gør, at du har en samling af alle Propers posteringer og kassekladder, så det er nemmere for dig at adskille disse fra dine eventuelle øvrige regnskaber i e-conomic.
Du kan se en vejledning omkring oprettelsen af en kassekladde i e-conomic via linket her.
Kundegruppe
En kundegruppe er en gruppe der samler de givende kunder, hvilken tilknytte en finanskonto hvor alle lejeindbetaling vil lande på.
Proper opererer med én kundegruppe som du skal oprette i e-conomic. Denne gruppe skal indeholde samtlige lejere som tilhører det givende selskab/virksomhed. Der skal være én finanskonto tilkoblet denne specifikke kundegruppe. Se beskrivelsen under punkt ‘Finanskonto’
Du kan se en vejledning omkring oprettelsen af en kundegruppe i e-conomic via linket her.
Finanskonto
Da Propers administrationsgebyrer bliver afregnet automatisk igennem indbetalingerne af leje, vil der være tale om flerbenede posteringer i dit e-conomic.
Derfor skal du oprette/tilknytte to finanskontoer, nemlig én finanskonto til lejeindbetalinger og én finanskonto til Propers administrationsgebyrer. På den måde vil du have en opdeling i dit regnskab ift. lejeindtægter og administrationsgebyrer.
Udover det skal du også oprette to finanskontoer, der henholdvis er en ‘Konto til forudbetalt leje m/moms’ og en ‘Konto til forudbetalt leje u/moms’. Denne opsætning er et krav fra e-conomic og skal derfor sættes op uanset om man har forudbetalt leje m. eller u. moms eller ej.
Du kan se en vejledning omkring oprettelsen af en ny konto i e-conomic via linket her.
Integration fra Propers platform
Når du skal sætte integrationen op til e-conomic fra Propers platform, skal du først og fremmest logge ind med din e-conomic bruger.
Hvis du har flere e-conomic aftaler, så skal du være opmærksom på, at du logger ind og opsætter integrationen til den korrekte e-conomic aftale.
Såfremt du ønsker at ændre, hvilken e-conomic aftale din integration via Proper er opsat til, så kontakt venligst vores supportteam via support@helloproper.com.
2.1 Tilknytning af kunder
Kundegruppen som du har oprettet i e-conomic, skal tilknyttes i feltet ‘Kundegruppe’.
Det har ikke en stor betydning, hvilken betalingsbetingelse du vælger, da Proper varetager alle opkrævninger på dine vegne og har defineret dette på vores platform for hvert lejemål. Standart er typist ‘Til omgående betaling’.
Momszonen er afhængig af, hvilken type udlejning der er tale om, altså om indbetalingerne består udelukkende af lejeindtægter med eller uden moms, eller en blandning af begge dele.
Standart er typisk ‘Indland’, da du derfor sikre dig, at momszonen er sat korrekt op måtte du få indbetalinger med og uden moms. Hvis du ved med sikkerhed, at du aldrig kommer til at have lejeindtægter med tillæg af moms, kan du vælge ‘Indland uden moms’.
Såfremt du allerede har aktive kundenumre, skal disse blot tilknyttes dine individuelle lejer(e)/ kunde(r). Hvis du derimod ikke har eksistrende kundenumre, så skal du ikke gøre noget, da disse vil blive oprettet automatisk igennem Proper.
Varer
De varer/opkrævningstyper som du har opsat i din e-conomic kontoplan, skal nu tilknyttes til Propers platform.
Vi anbefaler at du udelukkende opsætter og tilknyttet de varer/opkrævningstyper, som Proper fast vil varetage i opkrævningerne til dine lejere. Her er det meget vigtigt at du tilknytter det under enten ‘Vare med moms’, ‘Vare uden moms’ eller under begge dele (kun hvis du har opkrævningstyper der både opkræves med og uden moms).
I tilfælde af, at der er opkrævet en vare/opkrævningstype, der ikke er en del af de faste opkrævninger, og derfor ikke kan placeres korrekt på en vare i e-conomic, skal du nu tilknytte de to opkrævningstyper, der henholdvis er kaldet ‘Diverse m. moms‘ og ‘Diverse u. moms’.
Disse ‘opsamlingskontoer’ bruges som et sikkerhedsnet, der sørger for at posteringer, der ikke kan defineres ud fra opkrævningstypen, ikke forsvinder og kan omposteres via denne ‘fejl konto’.
Afdelinger/dimensioner
Vores integration understøtter denne funktion, men det er et tilkøb hos e-conomic og er ikke noget vi guider i at oprette, da ikke noget der påvirker setuppet til finanskontoerne. Afdelinger/dimensioner er en funktion der gør det muligt for dig som e-conomic bruger, at kunne lave underregnskaber.
For at kunne opsætte dette skal du tilknytte din afdeling/dimension for f.eks. hver ejendom og disse skal tilknyttes de givende lejemål herunder.
Du kan se en vejledning omkring oprettelsen af en afdelinger/dimensioner i e-conomic via linket her.
Indstillinger
Bankkonto
Her skal du tilknytte den finanskonto, som Proper bruger til at registrerer alle lejeindbetalinger til, der vil blive dannet som en postering i din brugte kassekladde.
Skabelonsamling
Skabelonen som du skal tilknytte til fakturadesignet er ‘DK std. m. bankoplysning’.
Kassekladde
Den oprettede kassekladde, tilknyttes og samlingen af alle Propers posteringer vil dannes herunder.
Konto til Proper gebyrer
Finanskontoen som du har oprettet til brug af registering af Propers administrationsgebyrer tilknyttes.
Momskode for Propers gebyrer
Denne opsætning definere, hvilken moms opsætning skal der bruges til lejeindbetalinger via Proper.
I25 ‘Indgående (køb)’ er ofte brugt, men det kommer an på selskabsstrukturen og hvordan du betaler moms. Såfremt du ikke betaler ‘standard moms’, vælg da evt. ‘ingen’.
Konto for forudbetalt leje
Her skal du tilknytte de to finanskontoer du har oprettet for henholdvis ‘Konto til forudbetalt leje m/moms’ og en ‘Konto til forudbetalt leje u/moms’.
Denne konto aktiveres i det lejer(ne) fraflytter og beløbende der er indbetalt for forudbetalt leje, dermed skal dække dele eller hele sidste periode af lejeforholdet. Disse finanskontoer er låst.
Hvis du ikke har lejeindtægter, der er tillagt moms, så kan den i pricippet tilknyttes samme finanskonto som forudbetalt leje u/moms, vi tager dog ikke ansvar for dette.
Momskode for forudbetalt leje
Det er sjældent at erhvervslejemål indbetaler forudbetalt leje, men såfremt dette er tilfældet skal du selv have viden omkring hvilken momskode du bruger i denne sammenhæng. Vi kan altså ikke vejlede omkring dette.
Skal betalinger udenom Proper også registreres?
Det anbefaler vi da historikken derved vil være samlet igennem vores platform og i din kassekladde i e-conomic. Dette kunne f. eks. være, hvis lejer ved en fejl har indbetalt direkte til jer og vi derfor registrere denne indbetaling manuelt som værende ‘Modtaget af udlejer’, hvilket vil fremgå af posteringerne i jeres kassekladde.
I denne sammenhæng skal du blot vælge ‘Ja, opret automatiske posteringer i e-conomic’.
Relateret til